Александра Кукина, руководитель департамента персонала, и Олег Федосеев, руководитель департамента разработки НГС.ТЕХНОЛОГИИ, рассказали о проекте «Умные пятницы», который запустил систему обмена знаниями среди сотрудников:
Как мотивировать коллег выступать
О чем договариваться с руководством
Какие плюсы есть у докладчиков по сравнению со слушателями
Основные уроки, которые вынесли организаторы
Мы хотим поделиться опытом, как в нашей команде появился проект «Умные пятницы», который перерос в систему обмена знаниями. «Умные пятницы» появились 5 лет назад, в 2011 году, по инициативе Олега Федосеева. Тогда мы еще были маленькой компанией, в отделе разработки было всего 20 человек. Однажды после посещения московской конференции Олег предложил коллегам также выступать и обмениваться опытом о своей работе. Они согласились. Первые выступления проходили хаотично и где придётся, но дело пошло.
Годы шли, компания росла, и к 2014 году отдел вырос в департамент. В нем появился отдел веб-разработки, в котором Олег стал руководителем. С новой должностью у него появилась и новая проблема: у всех разработчиков разный опыт, разные навыки и знания. Нужно было организовать систему обмена знаниями, чтобы джуниоры развивались, чтобы миддлы росли, а синьорам не было скучно.
«Умная пятница» к тому времени стала очень популярной. Бывали случаи, когда в переговорку набивалось так много людей, что некоторые слушали доклад из коридора. Олег решил сделать это начинание системой и формализовать, чтобы встречи были регулярными, и люди о них знали и ждали. После короткого обсуждения выбрали время: пятница, 16 часов. Можно не отрываться от работы, а потом продолжить обсуждение в баре.
Тогда же появился формат выступления как презентации со слайдами и таймингом 40 минут. В маленькую переговорку все уже не умещались, так что нашли помещение побольше и сделали видеотрансляцию для коллег, которые не могли прийти на мероприятие. Записи можно было посмотреть в архиве.
Чтобы дать толчок мероприятию, Олег с коллегами сделали несколько показательных выступлений. Процесс пошел, выступать начали и другие разработчики. «Я думал, можно расслабиться, смотреть, как люди развиваются, и готовиться повышать», — признается Олег. Но через полгода не было ни одного желающего выступить.
Поскольку залы всегда были полными, ни разу не возникало ощущения, что «Умной пятницы» больше не будет.
HR-отдел провел опрос, чтобы понять как сотрудники воспринимают мероприятие, что нравится и не нравится докладчикам. Результаты получились интересными. Ответы показали, почему сотрудники не выступают, и какие ошибки были допущены на этапе формализации процесса. Казалось бы, после показательных выступлений сотрудники по инерции должны были начать выступать. Однако, изначально подготовив сложные и серьезные темы, привлекая к выступлениям только ведущих разработчиков, невольно был задан слишком высокий порог входа. Многие сотрудники сомневались в себе и думали, что выступления – только для гуру. И чем они могут поделиться, если в компании есть ведущие разработчики? Высокая планка первых докладов повлекла за собой вторую проблему — узкий формат мероприятия. Оказалась, что такая лекция с презентацией ложится далеко не на все темы. Где-то нужно провести мастер-класс, где-то хватает только лекции. Это дало бы гораздо больше выступающих.
Кроме этого, опрос дал ответ на вопрос «почему люди не готовятся?». У каждого своя причина, но так или иначе они сводилась либо к темам, либо к навыкам публичных выступлений. Только аргумент: «Я не выступаю, потому что у меня нет времени» отбросили как отговорку. На возражения находили ответы и работали с ними. Например, поясняли коллегам, о чем они могут рассказать. Для тех, кто никак не поддавался на уговоры, мы придумали решение: кинули клич и составили список интересных тем. Тот, кто не видел интересной темы, мог выбрать ее из списка. Как оказалось, это не работает — интересно делиться только личным опытом.
Люди с темами говорили: «Я не выступаю, потому что боюсь». Страхи были связаны с тем, что некоторые люди не умеют выступать и поэтому им сложно. Сотрудникам предлагали приходить к опытным спикерам и репетировать столько раз, сколько нужно, пока человек не почувствует себя готовым. Другие говорили: «А вдруг меня кто-нибудь затроллит». Или: «А вдруг кто-то знает лучше, чем я. Он задаст страшный вопрос, я не отвечу и мой авторитет упадёт». Инициаторы «Умных пятниц», помогали готовить доклады, просили помощи у ведущих разработчиков, чтобы проработать техническую часть. Делали все, что в их силах.
Это дало результат –«Умные пятницы»получили двух новых докладчиков. Ребята развивались и выступали, всё было хорошо. Но хотелось большего! Саша и Олег решили мотивировать докладчиков и предложить им что-то осязаемое за выступление.
Что это может быть? Бутылка виски? Отгулы? Посещение конференций? На работе «сухой закон», да и вообще мы за здоровый образ жизни, а мотивировать развитие людей деньгами казалось странным.
Ребята объявили конкурс на 4 месяца — три лучших докладчика поедут на конференцию HighLoad в Москву. В компании уже работало более 100 разработчиков, сотрудники ежегодно посещают эту конференцию, откуда привозят оттуда много ярких впечатлений, поэтому Саша и Олег ождали кучу заявок. Даже нервничали, по какому принципу выбирать лучшие доклады. И вот, этот день настал… У «Умных пятниц» появилось три новых докладчика. Почему? Почему так мало?
Стали разбираться и провели новый опрос. Который показал, что уже отработаны многие возражения. На этот раз единственной причиной отсутствия новых докладчиков было только время. Запуская в 2014 году «Умные пятницы», инициаторы знали, что если они хотят, чтобы сотрудники делились знаниями в рабочее время, то нужно договориться с бизнесом. И они договорились, чтобы сотрудники ходили на «Умные пятницы» в рабочее время и в течение недели имели время для подготовки, чтобы попробовать новые технологии в работе. Проблема была в том, что время было – но люди не использовали его, чтобы готовиться к докладам. Они предпочитают сделать еще одну задачу, исправить еще один баг, сходить послушать ту же «Умную пятницу». Готовились где-то 5 %. Почему? Что знают эти 5 % сотрудников, чего не знают остальные 95 %?
Оказалось, они понимали, зачем им выступать, какая им от этого польза. Ведь, выступая, учишься структурировать свои мысли, лучше разбираешься в своей теме, учишься аргументировать, объяснять. Если разобраться, для докладчика больше плюсов, чем для слушателя. Казалось, что мысль очевидная, но это не для всех. С учетом этого открытия, если бы пришлось сейчас делать «Умную пятницу» с нуля, то самое важное:
- Чтобы в компании понимали зачем выступать, через это можно развиваться и это более эффективно, чем слушать.
- Четкое позиционирование при выборе формата мероприятия. Если хочешь выступить на 5 минут и рассказать о хорошей статье — тебе не нужно делать слайды на 40 минут.
- Нужно вовлекать специалистов всех уровней, чтобы мероприятие не казалось предназначенным только для гуру.
- С самого начала нужно работать со спикерами, чтобы и слушатели знали, что выступление будет хорошим, а спикеры — что им помогут сделать красивые слайды, правильную структуру, увидеть технические ляпы и т.п.
Всё это позволит сделать хорошее эффективное мероприятие.
Наши «Умные пятницы» проходят не реже, чем 2 раза в месяц, а наши разработчики стали выступать на ИТ-конференциях. Вот так из идеи одного сотрудника, не спущенной сверху, в компании зарождается новая корпоративная культура, основой которой является системы обмена знаниями
