12 правил деловой переписки. Сделайте письма эффективными

857
Тип статьи:
  • Перевод

Сфера интернет - бизнеса стремительно растет. Сегодня многие значимые деловые контакты совершаются через Интернет. И я уверен, вы хотите, чтобы ваши контакты были успешными, не так ли? Если вы действительно этого хотите, то приведенные ниже советы как раз для Вас.

Будучи блоггером, я часто отправляю письма о деловом сотрудничестве. Как мне удается отправлять успешные письма?

# 1 Не используйте свой корпоративный mail для личных целей

Любое электронное письмо, отправленное из офиса принадлежит бизнесу. Все входящие и исходящие сообщения должны сохраняться на корпоративном сервере и могут быть в любое время прочитаны.

Использование корпоративной почты показывает вашу серьезность. Включите название компании (домена вашего сайта) сразу после "@", чтобы ваши письма выглядели более убедительно.

# 2 Четко определите цель вашего сообщения

Четко заявленная цель - полдела. Дайте получателю четкое понимание идеи вашего сообщения. Если сообщение длинное, не забудьте выделить основные тезисы и разбить письмо на абзацы. Начните с основной идеи.

# 3 Никогда не оставляйте поле "Тема" пустым

В большинстве случаев получатели знакомятся с письмом, просмотрев поле "Тема", а затем, в течение нескольких секунд, решают, стоит ли его открывать. В конце концов, письмо может быть спамом, и получатель имеет полное моральное право немедленно удалить его.

Во-вторых, "название письма" должно быть как можно более точным и отражать содержание сообщения. В-третьих, оно должно быть информативным. В-четвертых, название должно быть коротким и конкретным. Избегайте использования таких заголовков, как "Вопрос", "электронная почта" и т.д. Дайте представление о том, о чем письмо.

# 4 Придерживайтесь структуры

Первый индикатор уважения собеседника это приветствие. Обязательно в начале письма поприветствуйте адресата, желательно указав время суток. Если вы знаете имя получателя, начните письмо персональным приветствием. Это позволит показать адресату, что вы отправляете письмо персонально ему.

Если сообщение адресовано нескольким получателям, либо отправлено в различные компании, то будет целесообразно использовать обращение как "господа", "Дамы и господа", "Коллеги" и др.

Если письмо отправляется должностному лицу, то обращение следует закончить восклицательным знаком!

Деловое письмо обычно содержит следующие части:

  1. Причина обращения (коротко и ясно).
  2. Последовательное описание проблематики (фактологическое и информативное).
  3. Просьбы / решения / предложения / резюме / и т.д..

Если текст небольшой, но содержит несколько тематических отступлений, разделить его на абзацы. Не злоупотребляйте различными шрифтами, курсивом, цветами и т.д. Постарайтесь облегчить восприятие письма. Не стесняйтесь выделять ключевые моменты жирным шрифтом.

# 5 Избегайте неформального общения

Придерживайтесь сдержанного делового стиля. Если есть необходимость выделить вопрос эмоционально, сделайте это нейтральным и правильным тоном. Афоризмы, жаргоны, улыбки и другие заумные фразы не должны присутствовать в деловом письме.

# 6 Пишите грамотно

Неграмотный текст в деловом письме отражается на вашей репутации. Опечатки и ошибки дискредитируют деловую репутацию.

В наше время, грамотное изложение письма высоко ценится в бизнес среде. Если вы не уверены в грамотности письма, пожалуйста, проверьте его в автоматизированных текстовых редакторах или закажите проверку у корректора. Хорошо сформулированное письмо является важной частью имиджа. Это показатель профессионализма и культурного развития.

# 7 Добавьте подпись и контактную информацию

Прежде всего этот подход показывает профессионализм отправителя и серьезность его намерений. Подпись не должна превышать 4-6 строк: имя, должность, название компании, номер телефона, адрес электронной почты, адрес веб-сайта. Наиболее распространенные фразы: "С наилучшими пожеланиями" и т.д.

"С уважением, Ваш" является слишком личным.

# 8 PS это не очень хорошая идея

Используя приписку, вы указываете, либо вы были не в состоянии вместить все мысли в основной части письма или вы слишком хорошо знакомы.

# 9 Отвечайте на письма своевременно

По крайней мере, сообщите вашему деловому партнеру, что вы получили его письмо. Это еще один знак уважения. Если у вас нет времени, чтобы ответить немедленно, не забудьте уведомить отправителя и, если это возможно, предоставить ему точную информацию, когда сможете прислать ответ.

# 10 Отвечайте на письма четко и последовательно

Если вы прикладываете к письмо файл, то обязательно сообщите об этом такими словами как: "К письму приложены файлы...".

# 11 Последнее слово за Инициатором переписки

Даже если все вопросы уже решены, последнее слово принадлежит отправителю. Заканчивайте переписку словами благодарности или вежливым прощанием.

# 12 Не отправляйте сообщения в выходные дни или днем в пятницу

Есть большой риск, что ваше сообщение останется незамеченным. Это связано с тем, что в пятницу многие чувствуют себя более расслаблено. Цените и уважайте свое время и время собеседника.

857
RSS
Евгений Тарасенко
23:55
Спасибо, полезная информация. Только начинаем стартап и актуальна информация как вести деловую переписку
Мария
00:02
Про отправку в выходные и пятницу согласен, примерно 60% писем не читаются
Загрузка...
Интересное из блогов