Как привести систему документооборота в порядок перед проверкой?

340
Тип статьи:
  • Перепечатка

С 1 января 2015 года, штрафы Государственной инспекции труда за нарушение трудового законодательства увеличились.С учетом правил «мультипликации» - (умножения штрафов), у работодателей возникает необходимость максимально эффективно готовиться к проверкам. Как подготовиться к проверке ГИТ?

Чтобы подготовиться к проверке ГИТ нужно:

Выявить возможные системные ошибки, т.к. именно они увеличивают сумму штрафных санкций.Проверить положения локальных нормативных актов на соответствие действующему законодательству.

Для выявления системных ошибок производится анализ обязательных локальных нормативных актов (ЛНА), локальная выборка и анализ обязательных кадровых документов. При проведении аудита для анализа кадровых документов используются чек-листы. Чек-листы по анализу ЛНА позволяют определить их соответствие трудовому законодательству. Как правило, нарушения из ЛНА всегда транслируются на остальные документы кадрового учета. Чек-листы трудовых договоров, дополнительных соглашений и трудовых книжек позволяют визуально определить, является ли та или иная ошибка системной или имеет место исключительный случай нарушения. Практика Coleman Services показывает, что выборочная проверка 20-30% сотрудников, в том числе из зоны повышенного риска, позволяет выявить системные ошибки.Привести документы и процедуры в соответствие с нормами законодательства в короткие сроки поможет кадровый аудит.

Почему проведение кадрового аудита важно?

Трудовое законодательство претерпело значительные изменения за 2014-2015 годы. Это касается изменений в оценке условий труда, в обязательных условиях трудового договора, МРОТ, и т.д. Поэтому наличие и содержание документации кадрового учета и внутренних локальных нормативных актов в соответствии с актуальными требованиями трудового законодательства РФ является обязательным.

Также Законодательство устанавливает требования к форме и составу кадровых документов – важно, чтобы кадровая документация соответствовала утвержденным формам, а порядок учета и хранения документации соответствовал срокам.С 1 января 2015 года вступили в силу изменения в кодекс об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ). В частности, была ужесточена административная ответственность.Увеличилось число проверок ГИТ.

Увеличилась активность граждан по защите трудовых прав.Какой результат получит компания при проведении кадрового аудита?

Независимая оценка внешнего кадрового аудита позволит компании к моменту начала проверки ГИТ получить объективный анализ:

• соответствия ЛНА (локальные нормативные акты), кадровых документов и процедур действующему законодательству РФ• случаев несоответствия трудовому законодательству, с указанием ссылок на статьи нарушенных/некорректно применяемых правовых актов;

• рисков наложения санкций (перечень и размер) и меры ответственности. На основании рекомендаций по устранению нарушений перед проверкой ГИТ компания составляет план мероприятий по восстановлению либо начинает проводить процесс восстановления одновременно с аудитом. Результаты аудита позволяют уменьшить время на восстановление и грамотно расставить приоритеты по устранению недочетов и нивелированию возможных рисков.?

В качестве иллюстрации пример из нашей практики.

Представительство иностранной компании на территории России было заинтересовано в выявлении проблемных зон в системе кадрового документооборота, связанных с блоком расчета заработной платы, сроками выплат заработной платы и отпускных. Необходимо было наладить взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии, найти возможности для оптимизации рабочих процессов. Кроме того, руководство компании было заинтересовано в устранении рисков, связанных с ведением кадрового делопроизводства в условиях меняющегося трудового законодательства. Для этого необходимо было ликвидировать пробелы в локальных нормативных актах и трудовых договорах, повысить качество заполнения документов и избежать недочетов путем внесения изменений в локальные нормативные акты и заключения дополнительных соглашений с сотрудниками. Для выполнения поставленной задачи был проведен 2-х этапный аудит кадровой документации.

В ходе первого этапа был проведен аудит локальных нормативных актов компании: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных и Положение об оплате были подвергнуты детальному анализу, с целью выявления соответствия действующему законодательству РФ. В ходе второго этапа был организован выборочный аудит кадрового документооборота. 70 % документов сотрудников за предшествующий год прошли проверку непосредственно в офисе клиента. Была проверена корректность заполнения и ведения кадровых журналов, приказов по личному составу, табелей учета рабочего времени, личных карточек, трудовых книжек и ведомостей начисления заработной платы.

Стоит отметить, что аудит выполнялся с использованием бланков и чек-листов, позволяющих в любое время клиенту и сотрудникам Coleman Services обратиться к первичным данным аудита. По итогам проведения аудита клиенту были предоставлены отчеты по стандартам компании Coleman Services, включающие состояние документации, рекомендации по устранению недочетов, ссылки на соответствующие нормы трудового законодательства, а также практические рекомендации и комментарии по проверенным документам.

Результаты, которые были достигнуты после проведения аудита:Устранены спорные ситуации, связанные с расчетом заработной платы, внесены изменения в бизнес-процессы клиента. ЛНА подверглись актуализации в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства. Претерпели изменения трудовые договоры - они были переформатированы и перезаключены с учетом актуальных условий трудового законодательства. Удалось выявить финансовые риски, которые могли возникнуть в процессе проверки государственными органами. Клиент получил рекомендации по минимизации возникающих трудовых споров с работниками, а также структурированный и систематизированный отчет по результатам аудита.

Coleman Services
Тел. +7 (495) 660-56-00 (офис в Москве)Тел. +7 (383) 230-10-16 (офис в Новосибирске)

Автор: Кузнецова Татьяна, менеджер проектов Coleman Services

Источник:
340
RSS
Нет комментариев. Ваш будет первым!
Загрузка...
Интересное из блогов